Мой сайт

Школа Секретарш. Как стать продажной женщиной

Так получилось, что в прошлом году я сотрудничала с проектом сайта HH.ru – Hrplanet. Занятный надо сказать проект – я статьи туда писала и даже карьерным консультантом сделалась. Но куратор моя, Юлия Кабанова – барышня милая и веселая, не всегда успевала реагировать и размещать статейки, а в качестве карьерного консультанта мне в какой-то момент стало нечего делать. Дело в том, что консультанту направляют вопросы и он на них отвечает. Я отвечала на вопросы по административным должностям. И вместе со мною на эти вопросы по административным должностям отвечали еще человек десять. И в какой-то момент вопросов не осталось… Заглядывала я, а вопросы уже отвечены, так и перестала я заглядывать, а потом и отключили меня от этой великой функции – отвечать на вопросы граждан, ищущих работу. Впрочем, вопросы были типовые: «Посмотрите, пожалуйста, мое резюме». Всем соискателям с подобным вопросом сразу хотелось ответить про «Посмотрела, спасибо. Еще вопросы есть?». Дурацкий вопрос порождает дурацкий ответ.

 Но! Дело не в этом, а в том, что ошибки в этих самых резюме были типовыми. Самыми что ни на есть простыми, повторяющимися практически у всех кандидатов. Я в последний месяц поменяла секретарей – выросли барышни, продала их вглубь компании, так я опять горку резюме пересмотрела, штук 150. Еще штук 25 барышень прособеседовала.

 И теперь, дорогие граждане, вот он – очередной выпуск Школы Секретарш про «Как стать продажной женщиной», т.е. про резюме. В этом выпуске я буду опираться на неопубликованный на hrplanet материал про резюме секретаря. Мой материал, могу использовать, если другим он не пригодился.

Всем известно, что резюме составляется в тот момент, когда хочется продать себя (свое время, свои знания, свои навыки и умения, свой потенциал) достойному работодателю. И по сути своей, поиск работодателя ничем не отличается от поиска мужа или от поиска потенциального покупателя продукции или услуги: тут важно грамотно и ясно донести до покупателя (работодателя или мужа) какую пользу вы можете ему принести, что вы умеете и какая вы неоценимая. К примеру, когда в анкете на сайте знакомств барышня пишет про «Я – холеная киска», некоторые граждане могут представить себе огромную ленивую всюду разбрасывающую свою шерсть, тварь. Или фраза «Я хорошенькая» тоже вызывает как минимум два дополнительных вопроса: «для кого?» и «по сравнению с чем?». Т.е. какой вывод делаем? Правильно: продавать себя нужно уметь! Что ж, учимся!

 Штрихи к профессии (кратко: общее описание; ссылка на справку о профессии)

 Кто такой секретарь ресепшн и зачем он? В «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих» говорится, что секретарь-ресепшионист - это секретарь, в основные обязанности которого входит прием телефонных сообщений и/или посетителей.

Секретари осуществляют связь между внешним миром и внутренним миром Компании. Секретари – связующее звено, главное информационное реле. Именно они регулируют информационные потоки (телефонные звонки, документы, факсы, распоряжения руководства, служебные записки, гостей, посетителей и т.п.) входящие и исходящие из Компании. СЕКРЕТари – кладезь информации. Они единственные, кто знает все О и В Компании, они единственные, в чьё название профессии заложено «хранящие СЕКРЕТы». В современном мире каждые три года объем информации увеличивается в два раза. И именно секретарь тот человек, который помогает компании не утонуть в информационном океане.

 Имеет смысл, определив для себя желаемую позицию в административном секторе, составлять резюме именно для этой позиции, обратив внимание потенциального мужа-работодателя именно на те свои качества, знания, навыки, которые и важны именно для этой позиции.

Цель резюме (название/желаемая позиция): как, с одной стороны, попытаться сообщить четко и лаконично как можно больше, с другой – высказать свои пожелания, тем самым оградив себя от заведомо не интересующих откликов.

Полностью этому требованию отвечает правильное наименование желаемой позиции.

Заглянув в тот же квалификационный справочник можно наткнуться на секретаря-ресепшиониста, делопроизводителя, секретаря-референта. Зайдя же на HeadHunter.ru багаж профессий обогатится офис-менеджером, секретарем отдела, оператором колл-центра (на телефоне) и т.п.

Что хотят получить работодатели от сотрудника на этих должностях:

1)      секретарь ресепшн (секретарь-ресепшионист, оператор колл-центра, оператор на телефоне) - хорошо обученный голос компании. Основная обязанность такого сотрудника принимать и распределять телефонные звонки, принимать посетителей, изредка – вести документацию (входящую, исходящую, внутреннюю;

2)       секретарь-делопроизводит>ель (специалист ДОУ, специалист канцелярии) - хорошо обученный делопроизводитель (бумажных дел мастер) компании. Сотрудник, находящийся на этой должности, получает, регистрирует, распределяет входящую, исходящую, внутреннюю документацию, он – регулятор бумажных информационных потоков Компании;

3)      секретарь отдела (офиса/компании) - хорошо обученный голос и бумажных дел мастер отдела компании.  В этой специальности соединяются секретарь ресепшн и делопроизводитель;

4)      секретарь-референт (он же - секретарь одного из первых лиц компании, личный помощник, персональный ассистент) - хорошо обученный голос, делопроизводитель, товарищ и на все руки мастер руководителя отдела/подразделения/депа>ртаментанаправления/одно>го из первых лиц компании.

5)      Офис-менеджер – секретарь, умеющий принимать и распределять телефонные звонки, документы, посетителей, и находящий время для создания комфорта в офисе (отслеживает состояние уборки и ремонта офисных помещений, наличие чая, кофе, воды, канцелярских товаров и т.п.). Офис-менеджер – это секретарь-домоправитель.

Кандидатам необходимо четко представлять, на какую позицию они претендуют: секретарь ресепшн, секретарь-референт, делопроизводитель, поскольку каждая из этих вакансий имеет синонимичные названия. И многие кадровые работники при поиске нужного резюме будут ориентироваться на максимальное количество вероятных названий одной должности. Кроме того, у каждой из этих специальностей есть свои особенности. Так, персональный ассистент (или секретарь-референт) полностью зависит от своего руководителя, он прикреплен к нему, к его рабочему дню. Поэтому, соискателю, рассчитывающему на должность секретаря первого лица компании в свободное от учебы на дневном отделении (с 15-00 до 20-00) время, стоит отказаться от этой затеи и подумать о более реальной вакансии оператора колл-центра.

 Я не беру в расчет административного директора или руководителя секретариата, поскольку это те персонажи, которые знают все нюансы административной и хозяйственной работ.

Но если уже определились с тем, кем именно в административном секторе хочется быть, то приступайте к самому резюме.

Резюме зачастую состоит из определенных пунктов:

1)      Личные данные (кто, откуда, где живете, как связаться, есть ли муж, дети);

2)      Образование (где, когда учились, какую профессию получили);

3)      Опыт работы (где, когда работали, на какой должности, какой функционал выполняли);

4)      Различные знания, умения, которые не слишком ясны из опыта работы;

5)      Личные качества, которые помогают трудиться и двигаться вперед.

1)      Личные данные

 В принципе, из самого названия этого сектора резюме понятно, что именно здесь необходимо писать. Фамилию, имя и отчество нужно писать без сокращений, без инициалов (работодатель должен знать, как к вам обращаться при звонке, во время приглашения на собеседование). Лучше указывать место жительство (улица, дом), чтобы у работодателя складывалось представление, как много времени на дорогу будет у вас уходить (указав ближайшую станцию метро «Комсомольская» можно вызвать впечатление, что вы живете в центре, но вы можете жить в Монино или в Люберцах и добираться на электричке – а это дополнительное время на дорогу). Зачем потенциальному мужу-работодателю знать, как долго вы добираетесь? Чтобы понимать, почему вы опаздываете, чтобы понимать, почему вы утром такая помятая приехали и в течение дня так устаете – а встали рано, не выспались, в электричке за выход на нужной станции подрались. Что еще здесь нужно указывать? Свои телефоны, адрес электронной почты, семейное положение. Так, в резюме обращают на себя внимание адреса электронной почты: Kisonka, Kotyonok, Mona-lisa или lapa1989. Более серьезными на их фоне будут выглядеть адреса makarova-e-a, s.smirnova или nchirkova. Многие считают лишним писать про семейное положение. Кто-то считает это стыдным, кто-то личным. Но поймите, пожалуйста, одно, работодатель, как покупатель на рынке, внимательно осматривает и отбирает товар, который он собирается купить. Если у вас есть маленький ребенок, то тут могут возникнуть сложности – ребенка нужно забирать из сада, а, значит, сотрудник будет часто отпрашиваться; дети регулярно заболевают; с детьми на лето уезжают к морю или еще куда-нибудь. Если барышня замужем, а детей у нее нет, то большой шанс, что барышня скоро уйдет в декрет и придется работодателю снова тратить свое время и деньги на поиск, обучение, выплату з/пл и декретных. Возраст. В некоторых ситуациях – это камень преткновения. И я понимаю, когда женщина старше 30, не указывает свой возраст. Но юной леди не стоит этого делать. У работодателя в голове четкая установка – если возраста нет, значит, барышня в возрасте, а значит, на секретарской позиции ей делать нечего, т.е. многие не будут даже рассматривать резюме без указания возраста! Секретарей предпочитают молодых и расторопных, поскольку все совершенно ясно, что это стартовая позиция, к тому же часто это «девочка на побегушках», хоть и крайне важная «девочка» для компании, а «девочке» в возрасте, уже лениво бегать и как-то даже «не пристало». Впрочем, даже, если вы все это не укажете в резюме, работодатель спросит обо всем этом на собеседовании.

Вот, кстати, еще один момент резюме, относящийся к личным данным, - фотография. Подскажите, пожалуйста, зачем она нужна? По сути для того, чтобы дать представление о том, как Вы выглядите. Бывают разные руководители. Кто-то подбирает по цвету глаз, кто-то по национальности. Чаще всего по фотографии отслеживают так называемую «презентабельную» внешность, т.е. лицо. Вот и показывайте ЛИЦО! Нафига мне, как работодателю знать, как Вы веселитесь в клубе, обнимаетесь с мужем или нюхаете цветочек? Какое представление о Вас я вынесу из этих фотографий? Только, что Вы любите короткие юбки, обниматься с мужиками и нюхать цветы. Хотите, можете поставить фотографию на Вашем рабочем месте или на выставке – эти фотографии будут иметь отношение к работе. Но какое отношение к работе имеет цветочек? Или полянка с березками, где вы прячетесь за дубком? Резюме – это не «одноклассники» и «вконтакте» - это своего рода рекламная листовка Вас как работника. Вот и украшайте ее, пожалуйста, фотографиями Вас как работника.

2)      Образование: кандидаты с дипломами каких вуз-ов наиболее востребованы? Как грамотно заполнить графы о «дополнительном образовании» и «сертификатах/экзаменах»? Какие пункты являются приоритетными?

 Для позиции секретаря первого лица компании образование важно. Секретарь-референт или персональный ассистент (личный помощник) обычно представляет интересы первого лица компании, он составляет личные письма, ведет переговоры на высшем уровне от лица своего руководителя. Как по людям судят по одежке, так и о руководстве судят по его секретарю, поэтому секретари первых лиц зачастую даже более образованы, чем их непосредственное начальство. Тут приветствуются дипломы филологов, лингвистов, технических специалистов или медицинских работников. Все зависит от приоритетов непосредственного руководителя и направления работы Компании.

 Однако, для секретарей ресепшн требование об образовании не настолько строгое. Зачастую достаточно полного среднего образования или незаконченного высшего. Дело в том, что в России готовят специалистов в области «делопроизводства и документационного обеспечения управления» всего лишь в 12 ВУЗ-ах. Поэтому специалист с профильным высшим образованием среди секретарей - редкость. Впрочем, наличие любого высшего образования всегда плюс – это означает, что человек может доводить начатое до конца, умеет общаться с документацией, грамотно излагать свои мысли, не теряться в стрессовых ситуациях, быть многозадачным и пять лет к ряду заниматься всякой фигней.

 Если же кандидат на вакансию секретаря закончил курсы делопроизводителя, секретаря-референта (среди них замечательны курсы при РГГУ, курсы при МИД, прочие), то это обязательно нужно указать в резюме. Сразу после данных о высшем образовании.

 Совсем-совсем специалисты кадрового делопроизводства рекомендуют данный блок оформлять в хронологическом порядке, начиная с более раннего образования, переходя к более позднему и несколько отдельно указывать дополнительное образование. Т.е. сверху школа, ниже – колледж, еще ниже – институт. И отдельным пунктом «Дополнительное образование» - всякие курсы, тренинги и прочее.

 Каким образом указывается? Год начала – год окончания обучения, полное наименование (аббревиатура дается в скобках), специализация, на которой учились, и полученная специальность. Т.е. учились в Государственном Университете Управления (ГУУ), менеджмент организации, стали менеджером (специальность по диплому).

 Кстати, совсем нелишне напомнить, что если Вы еще получаете высшее образование, то именно здесь (в скобках) стоит указать каким именно образом Вы учитесь – дневное, вечернее, заочное отделение, обучение по выходным, обучение сессионное (40 дней в году), дистанционное (без отрыва от производства, через Интернет) и т.п. Зачем? Чтобы работодатель знал, к чему готовиться, а также сразу понимал – стоит ему с Вами встречаться, тратить Ваше и свое время на беседу, из которой ничего не выйдет – вы с ним можете не сойтись по графику работы. Да, мне можно кричать громко хором речитативом на оба уха про Трудовой Кодекс Российской Федерации и статью 177 этого самого ТК РФ, но мне пофиг! Я – представитель работодателя, который тратит свое время в ущерб своим рабочим обязанностям заменяя сотрудника, ушедшего учиться. Т.е. 40 дней в году у меня возникает двойная нагрузка (за себя и за того парня). В итоге я устаю, нервничаю и делаю не слишком хорошо обе работы свою и учебно-отпускника. Работодатель в глобальном плане проигрывает – его отлаженная машина дает сбой, он теряет на этом деньги (а человек устал и наорал на важного клиента - клиент ушел; человек невнимательно оформил договор – компания осталась в накладе и всякое такое)… Ни один здравомыслящий работодатель не пойдет на такой риск! Самым удачным решением в этой ситуации будут дистанционное обучение или учеба в выходные дни.

3)      Опыт работы: как грамотно продемонстрировать, на каких ключевых моментах сделать упор? На что в первую очередь работодатели обращают внимание?

 Обычно на позицию секретаря ресепшн набирают сотрудников без или с минимальным опытом работы. Считается, что данная профессия - для низко квалифицированного персонала. Однако, как только работодатель понимает, что через секретаря проходит вся информация по всем аспектам «жизни» компании, что именно от секретаря зависит качество, своевременность, оперативность рабочих процессов, а значит, конкурентоспособность Компании на рынке, то к опыту работы начинают применяться повышенные требования. Работодателю важен честный, расторопный, серьезный и грамотный секретарь. Поскольку секретарь любого уровня должен быть грамотным, то любые грамматические или орфографические ошибки сразу снижают баллы в глазах потенциального руководства. Значительным преимуществом будет правильное описание функциональных обязанностей, которые выполнял сотрудник.

 Опыт работы обычно указывается в хронологическом порядке, но начиная с последнего места. То есть сперва указывается нынешнее место работы, ниже – предыдущее, еще ниже – более раннее и т.д. Стоит указывать ВСЕ места работы не зависимо от того были они оформлены официально и прописаны в трудовой книжке или нет. Работодателю важен ваш ОПЫТ РАБОТЫ, поскольку он покупает РАБОТНИКА, а не трудовую книжку. В конце концов, если у работника трудовой книжки вовсе нет, то по Трудовому Кодексу РФ работодатель обязан ее завести самостоятельно. В любом случае именно из опыта работы работодатель понимает, чему придется доучивать сотрудника, где придется переучивать, что потенциальному работнику уже известно и т.п.

 Опыт работы указывается следующим образом: месяц и год начала – месяц и год окончания работы, название организации, должность и функциональные обязанности. Дополнительно тут же можно прописать свои достижения (особенно значимые проекты) и причину увольнения. Если Вы приехали из другого города, то дополняйте, пожалуйста, все это городом работы.

Функциональные обязанности: масштаб и уровень полномочий кандидата, его специализация.

Есть определенный набор функций, из которых составляется функционал секретаря в каждой организации. Это два основных блока работы: работа с телефонными звонками и работа с документацией (прием, фильтрация, распределение телефонных звонков; прием, регистрация, распределение, контроль входящей, исходящей и внутренней документации). Подробнее именно названия и виды функций описаны были тут -  http://sikimora.livejourn>al.com92217.html#cutid1, т.е. отсюда их вполне себе можно взять и в свое резюме вставить. Причем лучше не все скопом топорно выделять-вставлять, а брать только тот функционал, который действительно выполнялся - ведь каждая компания самостоятельно определяет дополнительный функционал (заказ канцелярских товаров, прием гостей, протоколирование совещаний, организация командировок сотрудников, координация работы водителей/курьеров, организация обедов для сотрудников, заказ визиток и т.п.).

Но функционал прописывать нужно обязательно. Очень часто отсеивают резюме именно из-за недостатка информации. Вообще-то по сути вот этот блок – функционал – это и есть самое важное в резюме. Это именно то, что по большей части и продается потенциальным секретарем – знания, умения, опыт. И я совершенно не понимаю тех барышень, которые пренебрегают расписыванием этого пункта. Они пренебрегли своими должностными обязанностями (функционалом), я пренебрегу ими. Я же не знаю, что они умеют, если они этого мне не рассказали. Поэтому я делаю вывод, что они ничего не умеют. Или они просто поленились прорекламировать свой опыт? Тогда зачем мне неумёхи и лентяйки?

Работодателю, как потенциальному мужу на первом свидании, нужно про себя многое рассказать, прорекламировать себя со всем возможным старанием.

Как описать свои достижения на прошлых местах работ?

 Казалось бы, какие могут быть достижения в работе секретаря ресепшн? Вовремя передать информацию, отработать солидный срок без нареканий? Самым главным достижением в этой профессии является – продвижение внутри компании. Это означает, что секретарь ресепшн проявил себя самым лучшим образом, за что и был вознагражден – компания не упустила ценного сотрудника. Однако, всегда существуют разовые проекты: переезд офиса, организация архива компании, унификация документов, разработка положения о подразделении, Правил внутреннего трудового распорядка, инструкции по делопроизводству, оформление виз. Если во время работы были подобные проекты, то их обязательно стоит указать.

Повторюсь, что имеет смысл также указать и причину ухода с предыдущего места работы. Но это ни в коем случае не должны быть фразы в стиле «начальница – дура» или «у них были завышенные требования». У человека в основном 4 мотивации: деньги, карьера, интерес и признание. Отсюда несколько основных причин ухода по мотивации: «низкая заработная плата», «отсутствие карьерного роста», «отсутствие расширения полномочий», ну а признание тоже по сути и карьерный рост и полномочия. Однако, бывают и другие причины – «расформирование подразделения//компании», «сокращение», «ликвидация предприятия» и т.п. Указанная причина может помочь работодателю понять, что Вами движет при поиске работы, в некоторых случаях разработать специально для Вас мотивационный пакет.

 Вот! Очень часто возникает вопрос «А как писать, если в одной компании у меня было несколько должностей?». По отдельности! Все то же самое – срок работы в компании, название компании, должность, функционал, достижения, причина ухода - «переход на новую должность». Выше этого пишем – срок работы в компании, название компании, новая должность, функционал, достижения, причина ухода. Помним, что более позднее место работы, т.е. сейчашнее или недавнее – выше, чем более ранние (т.е. те, что были до нынешнего, недавнего, последнего).

4)      Личные качества: какие качества для специалиста наиболее важны? Каким образом их можно продемонстрировать/доказа>ть в процессе составления резюме?

Профессия секретаря произошла от слова «секрет». Именно умение хранить секреты, оставаться лояльным (преданным) компании, в которой работаешь, является основным качеством для специалистов в данной области. В дополнение к нему идут вежливость, быстрота обработки информации. Основной задачей любого секретаря, в том числе секретаря ресепшн, является точно, четко, грамотно, с минимальными потерями донести полученную информацию (телефонный звонок, документ, посетителя) до конечного получателя (сотрудника, контрагента). Поскольку секретарь работает не только с сухими данными информации, но еще и с людьми, которым он эту информацию передает, то дополнительным бонусом будет, если кандидат укажет, что он любит заботиться о других. Для потенциального работодателя такая формулировка означает наличие чая и кофе в офисе, отсутствие конфликтов, стрессоустойчивость и терпеливость. Для некоторых компаний важно умение работать в паре.

5)      Дополнительная информация: что стоит указать соискателям в этой графе, чтобы отсечь ненужные предложения?

 Если у кандидата есть предпочтения по территориальному размещению будущего места работы (центр, юг, ст.м. Кутузовская), то это стоит оговорить заранее.

Большим плюсом для соискателя будет, если он в своем резюме укажет, что он считает основной целью работы секретаря. Это сразу же выделит его из общей массы кандидатов.

При переходе из смежных областей на что стоит сделать упор? Какие навыки и компетенции являются для данной специализации ключевыми?

 Поскольку для профессии секретаря ресепшн основными навыками являются: умение грамотно вести телефонные переговоры, знания Microsoft Office, в некоторых случаях – специальных программ электронного документооборота, умение пользоваться офисной оргтехникой, умение грамотно излагать суть вопроса, то позиция секретаря ресепшн является идеальной для многих специалистов из смежных областей – она подходит максимальному количеству кандидатов.

Отдельно практически красной строкой стоит оформление всей этой рекламной требухи. Я очень прошу всех – пишите все в едином стиле, в одном шрифте, в одном цвете шрифта, выделяя основное жирным (блоки), а важное (то, на что хотите обратить внимание) курсивом. Т.е. в функционале можно выделить курсивом «двойное подчинение» или «организация переезда офиса».

И, пожалуйста, обращайте внимание на ошибки. Я про это уже писала – секретарь должен быть грамотным. Ему зачастую приходится исправлять ошибки руководителей, прочих сотрудников Компании. А если он своих собственных не видит, как он увидит чужие? Какое представление произведет письмо с ошибками на партнера? Видимо, такое же, как и резюме с ошибками на работодателя – негативное. Очень меня в последний месяц развлекали различные барышни, работавшие «помоШником» (видимо от слова «мошна») или занимавшиеся заказом «кОНСтоваров» (проверочное слово – «консервы», не иначе).

Поэтому, будьте внимательны при составлении рекламной листовки про себя потенциальному работодателю. И удачи!